Солом'янська районна в місті Києві державна адміністрація
Солом'янська районна в місті Києві державна адміністрація

Проекти розпоряджень

16-12-2013 Проект розпорядження

Проект розпорядження "Про внесення змін до Порядку розгляду звернень громадян у Солом’янській  районній в  місті Києві державній адміністрації"

Відповідно до статті 4 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», пункту 5 розпорядження Київської міської державної адміністрації від 28.12.2012 № 2368 «Про затвердження Порядку роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста» у виконавчому органі Київської міської ради «Київської міської державної адміністрації», районних в місті Києві державних адміністраціях» з метою запровадження електронного документообігу в роботі із зверненнями громадян у Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації:

1. Унести до Порядку розгляду звернень громадян у Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації, затвердженого розпорядженням Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації  від 01.08.2012 року № 461, зареєстрованого в Солом’янському районному управлінні юстиції у м. Києві 14.08.2013 за № 33/166 такі зміни:

1.1. Розділ І доповнити пунктом 1.6 такого змісту:

«У процесі автоматизованої реєстрації формується база реєстраційних даних «Звернення громадян» Якщо у зверненнях громадян, що реєструються, містяться персональні дані, з них формується база персональних даних».

1.2. Пункт 2.1 викласти в такій редакції:

«Відділ роботи із зверненнями громадян забезпечує прийом, реєстрацію та попередній розгляд письмових звернень громадян, що надійшли на адресу голови, першого заступника голови та заступників голови  Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації, а також поданих громадянами на особистому прийомі.

Звернення громадян реєструються в модулі «Звернення громадян» в інформаційно-телекомунікаційній системі «Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва» (далі ІТС ЄІПК) шляхом внесення до реєстраційно-контрольної картки таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові, категорія (соціальний стан заявника); звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання – короткий зміст, індекси; виконавець, термін виконання; прізвище, ім’я, по батькові працівника відділу звернень громадян, який вводить дані, наносить штрих-код, інші позначення з урахуванням потреб систематизації, статистики, аналізу, пошуку звернень.

Реєстраційний індекс звернення та дата його надходження зазначаються на реєстраційно-контрольній картці та у реєстраційному штампі, який ставиться на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки звернення до справи».

1.3.Розділ ІІ доповнити пунктами 2.2. – 2.6., 2.10. такого змісту:

«2.2. на першу сторінку кожного звернення також наноситься штрих-код, на якому зазначається назва установи, дата реєстрації документа та реєстраційний індекс звернення.

Після введення даних до реєстраційно-контрольної картки  та нанесення штампа та штрих-коду паперовий оригінал звернення сканується, а його електронна копія приєднується до реєстраційно-контрольної картки.»

Реєстраційний індекс звернення та дата його надходження зазначаються на реєстраційно-контрольній картці та у реєстраційному штампі, який ставиться на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки звернення до справи».

«2.3. паперовий оригінал звернення і його електронна копія передається голові, першому заступнику, заступникам голови, керівнику апарату Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації. Після підпису голови Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації звернення в електронному вигляді надсилається через ІТС ЄІПК усім виконавцям.

Після накладання резолюції заступниками голови, керівником апарату Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації, відповідальні працівники заповнюють реєстраційно-контрольні картки в ІТС ЄІПК, а саме: у реєстраційно-контрольну картку вносять резолюції, виконавців, термін розгляду та направляють виконавцям.

Якщо звернення громадян розглядаються кількома виконавцями, інформація надається особі, зазначеній першою або визначеній відповідальною за виконання доручення, не пізніше 2 робочих днів до закінчення терміну».

«2.4. відповідальність за виконання звернень, рівень підготовки та належне оформлення письмової відповіді несуть особи, зазначені у резолюції, або кожен у своїй частині.

Проект відповіді на звернення за підписом голови, першого заступника, заступників та керівника апарату Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації на паперових носіях передається до відділу роботи із зверненнями громадян».

«2.5. документи на підпис керівництву подаються не пізніше ніж за 1 робочий день до закінчення строку, відведеного для виконання.

У разі необхідності опрацювання документа літературним редактором головний виконавець подає його на редагування не пізніше ніж за 3 робочих дні до закінчення строку, відведеного для доручення.

Всі звернення після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення зберігаються у відділі роботи із зверненнями громадян.

«2.6. якщо питання, порушені в зверненні, не входять  до повноважень Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації, воно в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення»

«2.10. загальна організація та координація роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці у базі персональних даних, покладається на управління електронного урядування та захисту інформації апарату виконавчого органу Київської міської ради ( Київської міської державної адміністрації). Безпосередня організація захисту персональних даних покладається на уповноваженого володільця бази персональних даних».


2. У зв’язку з цим пункти 2.2. – 2.3. уважати відповідно пунктами 2.7. та 2.8., пункт 2.5 уважати пунктом 2.9.

3. Розпорядження набуває чинності з дня його оприлюднення.

4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керівника апарату Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації Макаренка П.В.

 

Голова       М. Луцький

 

Подання:

Начальник відділу роботи із зверненнями громадян          І. Березова


Погоджено:

Перший заступник голови      А. Лапань

Керівник  апарату    П. Макаренко

Начальник юридичного відділу    А. Стасюк

Начальник відділу організації діловодства    О. Калаба

Вся інформація

Яке враження на Вас справили умови для відвідувачів та процес надання адміністративної послуги?
Дуже задоволений
Задоволений
Відносно задоволений
Незадоволений